Szczegółowe informacje
CEL SZKOLENIA:
Nabycie umiejętności i niezbędnej wiedzy w zakresie właściwego postępowania z korespondencją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu dokumentów wewnątrz firmy, a także profesjonalnego przechowywania dokumentów.
W związku z wejściem w życie znowelizowanych przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej i archiwizacji, szkolenie prowadzone będzie w oparciu o przepisy z 2011r.
Adresaci szkolenia Szkolenie (warsztat) skierowane jest do wszystkich pracowników wytwarzających lub przejmujących w ramach swoich obowiązków jakikolwiek rodzaj dokumentacji (kadry, księgowość, archiwum zakładowe, sekretariaty). Program szkolenia
1.Podstawowe regulacje prawne oraz wymogi praktyczne określające postępowanie z dokumentacją w firmie
-Przepisy ogólne oraz przepisy branżowe
-Zasady tworzenia przez firmę własnych normatywów i instrukcji
-Tryb i zakres wprowadzania przez firmę zmian we własnych regulacjach
-Prezentacja podstawowych pojęć i terminów (kategoria archiwalna, rzeczowy wykaz akt itp.)
2.Rodzaje dokumentacji biurowej i zasady jej klasyfikowania
-Przegląd najważniejszych rodzajów dokumentacji biurowej w sekretariacie, księgowości oraz w kadrach
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie klasyfikacji dokumentacji i pism w oparciu o obowiązujące w firmach rzeczowe wykazy akt
3.Obieg dokumentacji w firmie
-Podstawowe systemy kancelaryjne: dziennikowy, bezdziennikowy i mieszany
-Zasady przyjmowania i wysyłania korespondencji
-Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
-Przykłady rejestrów i pomocy ewidencyjnych, np. rejestr faktur czy ewidencja faksów i przesyłek kurierskich
-Przekazywanie dokumentów z biura do archiwum firmy
-Zasady postępowania z dokumentacją, której okres przechowywania upłynął (ocena, brakowanie i niszczenie dokumentów)
4.Ćwiczenia w zakresie sposobów formowania jednostek kancelaryjnych i archiwalnych (teczek, pudeł archiwizacyjnych)
-Nadawanie zawartości teczek i pudeł odpowiedniego porządku wewnętrznego
-Omówienie poszczególnych elementów opisu teczek (tytuł, kategoria archiwalna, znak teczki itp.)
-Ćwiczenia praktyczne w zakresie tworzenia stron tytułowych na wybranych rodzajach dokumentacji kadrowej, księgowej i administracyjnej
-Zasady tworzenia sygnatur archiwalnych
5.Warunki przechowywania dokumentów w biurze oraz w archiwum firmy
-Lokal archiwum – wyposażenie i zabezpieczenia
-Rodzaje regałów, teczek i pudeł archiwizacyjnych
-Utrzymywanie odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach archiwum
-Postępowanie w sytuacjach awaryjnych: zagrożenie pożarowe, zalanie wodą, zagrzybienie dokumentów itp.
6.Postępowanie z dokumentacją w przypadku zmiany przepisów, reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy
-Podstawowe obowiązki spoczywające na syndykach i likwidatorach
-Obowiązki organów założycielskich
-Obowiązki spadkobierców prawnych
-Współpraca z Archiwum Państwowym i archiwami depozytowymi
7.Przechodzenie od dokumentu papierowego do elektronicznego – szanse i ograniczenia
-Korzyści oraz bariery w przechodzeniu z dokumentu papierowego na elektroniczny
-Od digitalizacji danych do e-dokumentu
-Luki w przepisach wykonawczych oraz ich skutki praktyczne dla firm
-Podpis elektroniczny
8. Zagadnienia wybrane:
- akta osobowe i dokumentacja finansowa dotycząca pracowników, podlegająca archiwacji,
- zasady prowadzenia i przechowywania akt osobowych i innych dokumentów finansowych mających wpływ na prawo i wysokość świadczeń w zakresie uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych;
- umowy o pracę, przyjęcie odpowiedzialności materialnej, zmiana warunków pracy i płacy, nowe angaże, zgoda na potrącanie wynagrodzenia, karty zasiłkowe, karty urlopowe, dokumenty o zdobytych kwalifikacjach pracowników, świadectwo pracy, dokumentowanie pracy w warunkach szczególnych, wysokość wynagrodzeń, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu,
- skutki wadliwie archiwizowanej dokumentacji,
- odpowiedzialność pracodawcy za wyrządzoną pracownikowi szkodę.
