1. Wstęp
- Gra grupowa „Obelisk” – wprowadza w temat zebrań i spotkań, a jednocześnie pokazuje, jakie elementy są niezbędne, żeby został zrealizowany określony cel.
- Wspólna analiza wnioski
- Klasyczne błędy, które popełniają menedżerowie, projektując zebrania – czego należy unikać?
2. Trzy kluczowe czynniki sukcesu
- Dobry, zaplanowany przebieg spotkania (informowanie uczestników z trzydniowym wyprzedzeniem, przesłanie agendy, podział na tematy i przypisanie określonego czasu – reguła 55 minut, przypisanie odpowiednich ról – moderator, pilnujący czasu, protokolant)
- Merytoryczne przygotowanie uczestników do rozmowy (wskazanie potrzebnych danych, informacji, wybór osób do zaprezentowania określonego tematu)
- Konsekwentne realizowanie podjętych ustaleń (budowanie odpowiedzialności i zaangażowania poprzez typowanie konkretnych osób do konkretnych działań i uzyskiwanie zobowiązań jeszcze podczas spotkania)
3. Warsztat – przygotowanie do zebrania
- Praca w grupach - uczestnicy pracują z Arkuszem Informacyjnym i projektują przebieg zebrania zgodnie z otrzymanym wzorem
- Wspólna analiza, wnioski.
4. Rodzaje zebrań
- Czy na pewno potrzebne nam zebranie?
- Zebrania organizacyjne (zakładają udział uczestników) – są to spotkania, które mogą być szybkie, robocze - np. przekazanie zadań do wykonania, ale także dłuższe - dążące do wypracowania określonych rozwiązań, podjęcia określonej decyzji itp.
- Zebrania informacyjne (uczestnicy są tylko odbiorcami przekazu), np. informowanie pracowników o zmianach, działaniach i decyzjach przełożonych;
- Zebrania szkoleniowe
- Integracja załogi lub uczczenie święta
5. Zebrania organizacyjne
- Ćwiczenia - dzielimy się na grupy, przedstawiamy dowolny przykładowy problem, stosując schemat takiego wystąpienia, który intuicyjnie uważamy za stosowny. Wspólna analiza, wnioski.
- Jak uczyć pracowników, by właściwie zgłaszali problemy? (Metoda Czterech Kroków)
- Ćwiczenia – wracamy do podziału na poprzednie grupy. Przedstawimy pomysł na rozwiązanie problemu innej grupy, stosując własny schemat. Wspólna analiza, wnioski.
- Jak uczyć pracowników, by przedstawiali swoje pomysły na rozwiązanie problemu (Metoda Pięciu Kroków)
- Dlaczego schematy przedstawiania informacji są w przypadku bieżących zebrań organizacyjnych lepsze od żywiołowych dyskusji?
6. Narzędziownia menedżera
- Gdy zebranie ma być narzędziem kreatywnego sposobu poszukiwania i rozwiązywania problemów – wielokrotna analiza „dlaczego”, model SCAMPER, diagram ryby, technika burzy mózgów;
- Segregowanie pomysłów poprzez Diagram powinowactwa, PMI, technikę sześciu myślowych kapeluszy de Bono, strategię Walta Disney’a.
- Podejmowanie decyzji stylem menedżerskim, poprzez głosowanie, konsensus lub grupę ekspercką.
- Konsensus: od małych grup do jednomyślności.
7. Dobra dyskusja
- Kontrakt z uczestnikami – ustalanie reguł
- Role w procesie dyskusji: prowadzący dyskusję, uczestnik, obserwator, ekspert
- Umiejętność prowadzenia dialogu – formułowanie i prezentowanie własnego stanowiska
- Definiowanie celu dyskusji, dobór stylu i metod prowadzenia
- Kultura prowadzenia dyskusji
- Ćwiczenia w grupach trzyosobowych
8. Realizacja zadań
- Mądra bajka – dlaczego problemem jest Każdy, Ktoś, Jakiś i Nikt?
- Jak ustalać kto i co wykona?
- Umawianie się na kontrolę
- Spisane-zaklepane, czyli dlaczego ustne deklaracje nie wystarczą?
9. Zebrania informacyjne
- Studium przypadku – co powinno być bezwzględnie zawarte w przemówieniu szefa? Wspólna analiza, wnioski.
- Expose szefa – model KMO (Korzyści – Metody – Oczekiwane zachowania)
- Jak budować dobre wrażenie? Model 4 x PO.
- Mowa ciała – gesty zakazane, gesty pożądane.
- Dlaczego nie wolno przepraszać za niedoskonałości?
- Kiedy czas na pytania z sali?
- Wielkość audytorium - jak je dopasować to typu spotkania (np. komunikowanie trudnych zmian a informowanie o celach strategicznych na następny rok)
10. Warsztat. Tak zwani trudni uczestnicy – jak sobie radzić?
- Stres i emocje – zmiana przekonań jako kluczowa technika radzenia sobie z tremą.
- Model ABCD emocji – jak to działa?
- 25 sposobów angażowania uwagi uczestników, czyli o tym, że nie ma trudnych uczestników, są tylko trudne sytuacje
- Ćwiczenie: prowadzimy spotkanie, wykorzystując wybrane sposoby angażowania uczestników.
11. Power Point – wróg czy przyjaciel?
- Wszystko, co trzeba wiedzieć o projektowaniu slajdów - jednorodność stylistyczna, rozmiar czcionki, liczba wersów na slajdzie, elementy graficzne, podział na moduły, dane liczbowe i wykresy.
- Największe grzechy prowadzących prezentacje przy użyciu Power Point – zły dobór kolorów, za dużo tekstu, za dużo efektów, za dużo slajdów, brak umiejętności przerzucania slajdów, koncentracja na prezentacji, a nie na uczestnikach.
12. Moje zebranie
- Uczestnicy prowadzą wybrany moduł zaprojektowanego przez siebie zebrania. Pozostałe osoby reagują zgodnie ze wskazówkami trenera. Zadaniem prowadzącego jest zastosowanie właściwych technik, co wpływa bezpośrednio na zmianę nastawienia uczestników.
- Wspólna analiza, wnioski.
13. Podsumowanie
